Asiakirjapyynnöt ja tietopyynnöt

Julkisuuslain mukaiset asiakirjapyynnöt

Julkisuuslain mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Asiakirjapyynnön voi esittää vapaamuotoisesti, joten pyynnön voi esittää vaikkapa kasvotusten, puhelimitse tai sähköpostitse. Mikäli haluat tietoja Kouvolan kaupungin asiakirjoista, voit esittää pyyntösi suoraan asiasta vastaavalle toimialalle tai voit lähettää asiakirjapyynnön kaupungin kirjaamoon, josta se ohjataan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Asiakirjapyynnön esittämistä helpottaa myös kaupungin verkkosivuilta löytyvä asiapyyntölomake, joka löytyy tämän ohjeen lopusta.

Huomioithan asiakirjapyyntöä laatiessasi sen, että pyyntö tulee yksilöidä. Pyynnön yksilöinnissä voi käyttää apuna mm. kaupungin asiakirjajulkisuuskuvausta. Esimerkiksi asiakirjan otsikko ja päivämäärä helpottavat oikean asiakirjan etsimisessä. Mikäli asiakirjapyynnön yksilöinti on puutteellinen, voi kaupunki pyytää lisätietoja. Tarvittaessa kaupungin kirjaamo neuvoo ja avustaa pyynnön yksilöinnissä. Jos pyyntösi koskee julkista asiakirjaa, johon ei sisälly henkilötietoja tai harkinnanvaraisesti julkaistavia tietoja, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään.

Kaupungin toiminnassa kerätään, tuotetaan ja käsitellään paljon erilaista tietoa. Tietomäärään sisältyy myös sellaisia tietoja, joita voidaan lain mukaan antaa vain tietyillä edellytyksillä, ja joiden osalta viranomaisen tulee harkita, voidaanko tiedot antaa asiakirjapyynnön esittäjälle. Tietyissä tapauksissa asiakirjapyynnön toteuttaminen voi edellyttää pyynnön esittäjän tunnistamista, sillä esimerkiksi omien tietojen pyytäminen edellyttää, että voidaan varmistua siitä, että kyse on oikean henkilön tiedoista. Asiakirjapyynnön esittäjältä voidaan joutua kysymään myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Asianosaisen tietopyyntö

Asianosaisella eli hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on julkisuuslain mukaan oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Omien tietojen pyytäminen

Henkilön oikeudesta saada tieto itseään koskevista tiedoista säädetään mm. julkisuuslaissa sekä Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (Tietosuoja.fi). Julkisuuslaissa ja tietosuoja-asetuksessa säädetyt oikeudet ovat osittain päällekkäisiä, mutta niihin liittyy myös tiettyjä eroja, jonka vuoksi on hyvä tietää mitä tietoja pyydetään sekä millä perusteella tietopyyntö esitetään.

Julkisuuslain perusteella jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista, jollei laissa toisin säädetä. Omia tietoja koskevan asiakirjapyynnön voi tehdä Asiakirjapyyntö -lomakkeella (Webropol, vahva tunnistautuminen), jonka avulla voi yksilöidä tarkemmin mitä tietoja pyyntö koskee. Julkisuuslain perusteella esitetty asiakirjapyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella viikolla. Tämän oikeuden käyttämiseen liittyy myös tiettyjä poikkeuksia, jotka voivat rajoittaa tietojen saamista.

Tarvittaessa voit tulostaa asiakirjapyyntölomakkeen (Word, 361 kt) ja toimittaa sen kaupungin kirjaamoon tai lähettää täytetyn, skannatun lomakkeen turvasähköpostin liitteenä kaupungin kirjaamoon. Turvaposti tulee lähettää kirjautumalla verkkoselaimella osoitteeseen https://securemail.kouvola.fi/kirjaamo@kouvola.fi.

Tietosuoja-asetuksen mukaiset tietopyynnöt

Tietosuoja-asetuksen perusteella rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei. Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat tiedot itselleen, tarkastaa ne ja vaatia virheellisten tietojensa oikaisemista. Rekisteröidyn tarkastusoikeudesta voi lukea lisää sivulta Rekisteröidyn oikeudet. Myös rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyy tiettyjä poikkeuksia, jotka voivat rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

Omien henkilötietojen tarkastuspyynnön ja virheellisten tietojen oikaisuvaatimuksen voi tehdä tietosuoja-asetuksen mukaisella tietopyyntölomakkeella (Webropol). Tietosuoja-asetuksen perusteella esitettyihin pyyntöihin on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.

Lue lisää Kouvolan kaupungin tietosuojakäytänteistä sekä käsittelytavoista.

Löydät tietosuoja-asetuksen mukaiset informointiasiakirjat ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisen helpottamiseksi laaditun tietopyyntölomakkeen Tietosuojaselosteet ja tietopyynnöt -sivulta. Samalta sivulta löytyy myös tietosuoja-asetuksen mukainen tietopyyntölomake rekisteröidylle sekä muut pyynnön esittämistä koskevat ohjeet.

Muut tietopyynnöt

Viranomaisen henkilörekistereistä tietoja pyytävälle voidaan antaa henkilötietoja sähköisessä muodossa, kopiona tai tulosteena, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia tietoja.

Sosiaali- ja terveystoimialan tiedot

Huomaathan, että sosiaali- ja terveyspalvelut ovat siirtyneet Kymenlaakson hyvinvointialueelle, jolle sosiaali- ja terveystoimialojen tietoja, kuten esimerkiksi potilastietoja, kouluterveydenhuoltoa, lastensuojelua, perheneuvolaa, koulupsykologeja sekä lokitietoja koskevat pyynnöt tulee esittää. Lisätietoja: Tietopyynnöt – Kymenhva.