Tapahtumayhteistyön jatkuva haku 2023
Tapahtumayhteistyössä on vuonna 2023 jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.
Hakemus (yhteystietolomake, word,303 kt) on toimitettava tarvittavine liitteineen (vapaamuotoinen hakemus, tapahtuman budjetti ja markkinointisuunnitelma) sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kouvola.fi viitteellä ”Tapahtumayhteistyöhakemus 2023”.
Arviointiryhmä käsittelee hakemuksia kevään aikana kuukausittain 16.1.2023, 16.2.2023, 16.3.2023, 20.4.2023, 18.5.2023 sekä 17.8.2023 ja 14.9.2023, jonka jälkeen ne viedään eteenpäin päätöksentekoprosessiin.
Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista ja näkyvyydestä Kouvolalle laajemmin.
Lue lisää: Tapahtumayhteistyötuki – Kouvolan kaupunki
Päätöksenteko
Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien
(Kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.
Laaja kaupungin eri palvelujen (kulttuuri- ja liikuntapalvelut, Viestintä ja VisitKouvola) asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset usean kerran vuodessa ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.
Tapahtumien markkinointiyhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa
– enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja
– yli 10.000 euron arvoisten tapahtumatyötukihakemusten osalta kaupunginhallitus.
Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritellään yhteistyön sisältö ja osapuolten vastuut ja velvollisuudet.
Arviointikriteerit
Tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteerit vuosille 2023 – 2025 (KH 7.11.2022 § 305) on tarkistettu vuosien 2019 – 2021 ja 2022 kokemusten pohjalta ja päivitetty pisteytyksineen. Tapahtumayhteistyön arviointikriteeristö on laajennettu tapahtumakorien Kori 2/Toistuvat tapahtumat ja Kori 3/Uudet ja kiertävät tapahtumat tapahtumien arviointiin. Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen. Kaupungin omaa tapahtumatuotantoa (Kori 1) arviointikriteerit eivät koske (mm. kulttuuri- tai kirjastopalvelujen tapahtumat).
Arviointikriteerit 2023-2025 (KH 7.11.2022 § 305, Dynasty)
Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on tarkistettu kunkin pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista yhteistyötukibudjettia, josta myönnetään tapahtumatukea yksittäisille tapahtumille. Vuoden 2023 talousarvioon sisältyy tapahtumayhteistyöhön jaettavaksi 114 000 euroa.
Lisätietoja
yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki(a)kouvola.fi