Kouvolan kaupungin tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteerit vuosille 2022 – 2025 on vahvistettu ja tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku vuonna 2022. Hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.
Kouvolan kaupungin tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteerit vuosille 2022 – 2025 on tarkistettu vuosien 2019 – 2021 kokemusten pohjalta ja päivitetty pisteytyksineen. Tapahtumayhteistyön arviointikriteeristö on laajennettu tapahtumakorien (Kori 2/toistuvat tapahtumat ja Kori 3/Uudet ja kiertävät tapahtumat) tapahtumien arviointiin.
Kriteeristöön on myös lisätty tapahtumien markkinointiin, kaupungin medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä uusia kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.
Arviointikriteerit 2022-2025 (KH 8.11.2021 § 397, Dynasty)
Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on tarkistettu kunkin pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista yhteistyötukibudjettia, josta myönnetään tapahtumatukea yksittäisille tapahtumille. Vuoden 2022 talousarvioon sisältyy tapahtumayhteistyöhön jaettavaksi 114 000 euroa.
Kaupungin omaa tapahtumatuotantoa (Kori 1) arviointikriteerit eivät koske (mm. kulttuuri- tai kirjastopalvelujen tapahtumat).
Jatkuva haku vuonna 2022
Tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.
Hakemus (yhteystietolomake, word, 303 kt), on toimitettava tarvittavine liitteineen (vapaamuotoinen hakemus, tapahtuman budjetti ja markkinointisuunnitelma) osoitteeseen kirjaamo@kouvola.fi viitteellä ”Tapahtumayhteistyöhakemus”.
Arviointiryhmä käsittelee hakemuksia kevään aikana kuukausittain 14.1.2022, 11.2.2022, 18.3.2022, 27.4.2022 ja 20.5.2022, jonka jälkeen ne viedään eteenpäin päätöksentekoprosessiin.
Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien
(Kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.
Uusi päätöksentekomalli
Laaja kaupungin eri palvelujen (kulttuuri-, liikuntapalvelut, viestintä ja VisitKouvola) asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset 3 – 6 kertaa vuodessa ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.
Markkinointiyhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa
- enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja
- yli 10.000 euron arvoisten tapahtumatyötukihakemusten osalta kaupunginhallitus.
Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.
Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.
Lisätietoja
Viestintä ja VisitKouvola
yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki@kouvola.fi